ВЪТРЕШЕН ФИНАНСОВ КОНТРОЛ

В условията на нарастващи обществени очаквания за прозрачност, ефективност и законосъобразност при управлението на публичните средства вътрешният финансов контрол се превръща в един от най-важните елементи на финансовото управление в общините.

Системата за вътрешен финансов контрол не се свежда единствено до проверка на документи и разходи. Тя представлява комплекс от политики, процедури, контролни механизми и управленски практики, които гарантират, че публичните ресурси се използват законосъобразно, икономично, ефикасно и ефективно.

За ръководителите на общини, финансовите директори, главните счетоводители и вътрешните одитори вътрешният финансов контрол е основен инструмент за управление на риска и предотвратяване на финансови нарушения.

Същност на вътрешния финансов контрол

Вътрешният финансов контрол представлява система от организационни мерки и контролни дейности, чрез които се осигурява разумна увереност, че организацията постига своите цели.

Контролът обхваща:

• финансовите операции;

• бюджетното изпълнение;

• управлението на активите;

• обществените поръчки;

• приходната дейност;

• информационните системи;

• управлението на риска.

Цели на вътрешния финансов контрол

Основните цели включват:

Законосъобразност

Гарантира спазването на:

• законите;

• подзаконовите нормативни актове;

• вътрешните правила;

• решенията на Общинския съвет.

Защита на публичните средства

Контролът намалява риска от:

• злоупотреби;

• измами;

• неправомерни разходи;

• нецелесъобразно използване на ресурси.

Надеждна финансова информация

Осигурява достоверност на:

• счетоводните данни;

• финансовите отчети;

• бюджетната информация.

Ефективно управление на риска

Подпомага идентифицирането и ограничаването на потенциални заплахи.

Нормативна рамка

Вътрешният финансов контрол в публичния сектор се основава на:

• Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор;

• Закона за публичните финанси;

• Закона за вътрешния одит в публичния сектор;

• Закона за счетоводството;

• Закона за обществените поръчки;

• указанията на Министерството на финансите.

Какво представлява системата Финансово управление и контрол (ФУК)?

Финансовото управление и контрол е система от политики и процедури, въведени от ръководството на организацията.

Целта е да се осигури:

• законосъобразност;

• надеждност на информацията;

• защита на активите;

• ефективно управление на ресурсите.

Основни елементи на системата ФУК

Според международно признатия модел COSO системата включва пет основни компонента.

1. Контролна среда

Контролната среда формира основата на вътрешния контрол.

Тя включва:

Организационна структура

Ясно определени:

• правомощия;

• отговорности;

• подчиненост.

Етични стандарти

Въвеждат се правила за:

• почтеност;

• професионално поведение;

• конфликт на интереси.

Управленска политика

Ръководството определя културата на контрол в организацията.

2. Управление на риска

Рискът представлява вероятност дадено събитие да попречи на постигането на поставените цели.

Основни финансови рискове в общините

Неизпълнение на приходите

Например:

• ниска събираемост на местните данъци;

• икономическа криза;

• демографски проблеми.

Надвишаване на разходите

Води до бюджетен дисбаланс.

Риск при обществените поръчки

Може да доведе до:

• финансови корекции;

• санкции;

• съдебни спорове.

Риск от измами

Особено при:

• разходване на публични средства;

• управление на активи;

• обществени поръчки.

Матрица на риска

Добра практика е изготвянето на регистър на рисковете.

3. Контролни дейности

Това са конкретните механизми за ограничаване на риска.

Предварителен контрол

Извършва се преди поемане на задължение.

Проверяват се:

• наличие на бюджетен кредит;

• законосъобразност;

• финансово осигуряване.

Текущ контрол

Осъществява се по време на изпълнение на дейността.

Следи се:

• спазване на процедурите;

• изпълнение на договорите;

• правилност на плащанията.

Последващ контрол

Провежда се след извършване на операцията.

Целта е:

• откриване на нарушения;

• анализ на причините;

• предприемане на коригиращи действия.

Контрол при поемане на задължения

Особено важна дейност за всяка община.

Проверява се:

✓ наличие на бюджетни средства

✓ компетентност на длъжностното лице

✓ правилно проведена процедура

✓ наличие на договор

✓ законосъобразност на разхода

Контрол върху обществените поръчки

Това е една от най-рисковите области.

Контролът обхваща:

Подготовка на процедурата

Избор на изпълнител

Сключване на договор

Изпълнение на договора

Разплащания

Контрол върху приходите

Проверява се:

Правилно начисляване

Събираемост

Просрочени вземания

Принудително събиране

Контрол върху активите

Общините управляват значителен обем активи.

Контролът включва:

Инвентаризация

Завеждане на активите

Бракуване

Продажба

Отдаване под наем

4. Информация и комуникация

Контролът е ефективен само ако информацията достига своевременно до ръководството.

Основни източници на информация

• счетоводни системи;

• бюджетни отчети;

• справки;

• регистри;

• вътрешни доклади.

5. Мониторинг

Системата за контрол трябва непрекъснато да се наблюдава и усъвършенства.

Методи за мониторинг

Самооценка

Вътрешни проверки

Вътрешен одит

Външни проверки

Роля на главния счетоводител

Главният счетоводител има ключова роля в системата за вътрешен контрол.

Основните му функции включват:

• контрол върху счетоводните операции;

• контрол върху плащанията;

• участие в управлението на риска;

• подготовка на финансови анализи;

• контрол върху отчетността.

Роля на вътрешния одит

Вътрешният одит е независима дейност за оценка.

Той проверява:

• ефективността на контрола;

• управлението на риска;

• спазването на нормативната уредба;

• надеждността на отчетността.

Най-често срещани финансови нарушения

Практиката показва няколко повтарящи се проблема.

Поемане на задължения без осигурен бюджет

Разходи извън утвърдените кредити

Нарушения при обществените поръчки

Липси на активи

Неправилна бюджетна класификация

Забавено осчетоводяване

Индикатори за риск от нарушения

Финансовите експерти следят за:

• необичайни плащания;

• чести корекции;

• липсващи документи;

• повтарящи се счетоводни грешки;

• големи отклонения от бюджета.

Контролът трябва своевременно да идентифицира риска и да предотврати поемането на необезпечени задължения.

Добри практики в общините

Успешните общини прилагат:

✓ Регистър на рисковете

✓ Контролни листове за проверки

✓ Електронни системи за одобрение

✓ Разделение на отговорностите

✓ Регулярни вътрешни проверки

✓ Обучение на служителите

✓ Автоматизирани финансови контроли

Влияние върху бюджетното счетоводство

Добре функциониращият вътрешен финансов контрол:

• намалява счетоводните грешки;

• подобрява качеството на отчетността;

• улеснява годишното приключване;

• намалява риска от финансови корекции;

• подпомага одитния процес.

Вътрешният финансов контрол е фундаментален елемент от управлението на публичните средства в общините. Чрез ефективна система за финансово управление и контрол местната власт може да ограничи рисковете, да предотврати финансовите нарушения и да осигури законосъобразно, икономично и ефективно използване на бюджетните ресурси. За главните счетоводители и финансовите специалисти той е ежедневен инструмент за защита на обществения интерес и за гарантиране на устойчиво финансово управление.